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Jedes Projekt durchläuft verschiedene Phasen, mit unterschiedlichen Zielen und damit auch Herausforderungen an die projektbeteiligten Mitarbeiter. Besonderen Einfluss auf den Projekterfolg und die Entwicklung des Teams hat der Projektleiter. Um den verschiedenen An- und Herausforderungen gerecht werden zu können, ist für den Projektleiter eine klare Kenntnis der einzelnen Projektphasen und die Fähigkeit, unterschiedliche Rollen einnehmen zu können, entscheidend.
In diesem Beitrag werden wir uns auf die vier Hauptphasen konzentrieren: Forming, Storming, Norming und Performing.
In dieser Phase geht es darum, das Projektteam zu bilden, Ziele und Aufgaben des Projektes klar zu definieren.
Die Herausforderung für den Projektleiter besteht in dieser Phase darin, dass das Team noch nicht vollständig miteinander vertraut ist und möglicherweise Schwierigkeiten hat, effektiv zusammenzuarbeiten. Auch werden häufig zu Beginn eines Projekts später wichtige Schlüsselpersonen oder Experten übersehen und somit nicht gleich zu Beginn mit einbezogen. Wenn der Projektleiter dieser Phase zu wenig Aufmerksamkeit schenkt, kann es später zu starken Verzögerungen durch personelle Ressourcenengpässen kommen.
Der Projektleiter muss daher alle benötigten Projektbeteiligten inkl. Sponsor im Blick haben. Ebenso muss er als Führungsperson auftreten und den Zusammenhalt und die Kommunikation im Team fördern. Es ist wichtig, klare Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen und eine offene Kommunikation zu fördern, um Missverständnisse zu vermeiden.
Im Forming ist daher die Moderationsfähigkeit des Projektleiters, seine integrative Fähigkeit auf andere Menschen zugehen zu können und EIN Team aus den verschiedenen Beteiligten zu formen, gefordert.
Passiert das nicht, kann es passieren, dass einzelne Teammitglieder sich bereits zu Projektbeginn innerlich verweigern und den Projektfortschritt so zwangsläufig behindern.
Dies ist wahrscheinlich die wichtigste Phase, damit ein Projekt in Zeit, in Qualität und in Budget abliefert. Denn im Storming beginnen Meinungsverschiedenheiten und Konflikte innerhalb des Teams aufzutreten:
Vor allem bei multidisziplinären Teams ist diese Phase nicht immer einfach.
Der Projektleiter muss als Vermittler auftreten und helfen, Konflikte zu lösen. Es ist wichtig, dass alle Meinungen und Perspektiven gehört und berücksichtigt werden, um eine Lösung zu finden, die für alle akzeptabel ist.
Sein Auftreten muss hier klar sein, nicht ausweichend. Er muss versuchen zu deeskalieren, gleichzeitig aber auch verbindlich und verständnisvoll sein, ohne dabei unterwürfig auf egoistische Ziele von einzelnen Teammitgliedern einzugehen.
Diese Phase bildet den Übergang vom Setzen der Rahmenbedingungen und Ziele sowie der Teambildung hin zur inhaltlichen Umsetzung des Projektziels. Diskussionen sollten daher ab jetzt nur noch einen Sachbezug und keine emotionale Note mehr haben.
Der Projektleiter muss sicherstellen, dass das Team auf dem richtigen Weg bleibt und dass die Regeln und Normen, die in der Forming-Phase festgelegt wurden, befolgt werden. Es ist wichtig, das Team zu motivieren und zu ermutigen, sich auf die gemeinsamen Ziele und nicht auf einzelne Rückschläge zu konzentrieren.
Das heißt, der Projektleiter muss an erster Stelle eine gewisse Resilienz mitbringen, mit kleineren Rückschlägen umgehen zu können.
Außerdem muss sich in die fachlichen Probleme hineindenken können, auch wenn er nicht in allen Teilbereichen Experte ist.
Die Umsetzung des Projektziels im Blick haben, bedeutet auch,
Der Projektleiter muss in dieser Phase immer wieder dafür sorgen, dass das Projektteam vom gemeinsam festgelegten Pfand nicht abweicht.
In dieser Phase geht es um die effiziente Abarbeitung der verschiedenen Tagesaufgaben mit dem Ziel, einzelne Meilensteine und schließlich das Projektziel zu erreichen. Alle Rollen sind beschrieben, alle Prozesse sind festgelegt. Das Team arbeitet nun effektiv zusammen und ist produktiv.
Die Herausforderung dieser Projektphase besteht darin, dass das Team möglicherweise übermütig wird und die Ziele aus den Augen verliert. Der Projektleiter muss daher eine starke Kontrollfunktion ausüben. Das heißt, er muss überprüfen und sicherstellen, dass alle Aufgaben erledigt wurden und das Team weiterhin auf dem richtigen Weg bleibt.
Dafür muss er bereit sein, einzelne Teammitglieder zu fördern und zu loben bzw. im Falle eines nicht erreichten Meilensteins einen Tadel ausgesprochen. Es ist wichtig, trotz Kritik und Rückschläge das Team stets zu ermutigen, sich weiter zu verbessern und neue Möglichkeiten zur Verbesserung des Projekts zu finden.
In jeder Projektphase wird eine andere Anforderung an den Projektleiter gestellt. Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit zahlen sich dabei aus. Doch beide Eigenschaften ersetzen nicht die gründliche Vorbereitung auf die jeweilige Projektphase.
Welche Maßnahmen wann zu ergreifen sind, kann man lernen. Und auch in individuellen Ausnahmesituationen können Sie als Projektleiter noch ins Ziel bringen.
Wie das möglich ist bzw. was Sie dafür tun können, zeige ich Ihnen gerne in einem kostenlosen und unverbindlichen Potentialgespräch.
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