Oder hören Sie die Podcastfolge „Warum scheitern Projekte?“ auf 
Die unterschiedlichsten Gründe können zum Scheitern eines Projekts führen. Und leider passiert das ununterbrochen. Deshalb möchte ich Ihnen nicht nur die Gründe des Scheiterns erklären, sondern Sie auch anschließend beraten, wie Sie ein Projekt erfolgreich managen.
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Meist ahnt der Projektleiter bereits früh, dass das angestrebte Resultat unter den geplanten Bedingungen nicht erbracht werden kann. Dadurch bauen sich in ihm verschiedene Ängste auf. Er beginnt schlechte Nachrichten nicht zu reporten oder die Fortschritte und Umstände schön zu reden. Das wiederum verursacht weitere Ängste in ihm, denn es könnte ja jemand dahinterkommen, dass seine Kompetenz im Projektmanagement anscheinend nicht ausreicht. Dass er nicht ganz ehrlich ist.
Meine Empfehlung ist, das Budgets mindestens so auszustatten, dass eine 20%ige Erhöhung während der Projektphase möglich ist. Dann haben Sie zumindest die Möglichkeit, in einem gewissen Grad nachzustellen und eventuelle Mehrkosten zu erzeugen und damit sicherzustellen, dass der Projekterfolg auch bei unerwarteten Hindernissen möglich ist.
Dazu gehört auch die Bereitschaft, vor dem Projekt die nötigen Investitionen zu tätigen, sowie eine klare Bestimmung des Zwecks und die emotionale Aufladung des Ziels: Die Verbindung zum Projektziel aufzubauen bzw. das Gefühl beim Team zu erzeugen, dass es auf einer wichtigen Mission ist, ist die Aufgabe vom Sponsor oder vom Projektleiter. Danach muss jeder Mitarbeiter verstanden haben, warum es so wichtig ist, das Projekt in der vorgegebenen Zeit und in vollem Umfang abzuschließen.
Das bedeutet, dass man zu Meilensteinen wirklich zusammenkommt und sich faktisch anschaut, was im Moment vorliegt. Was haben wir denn wirklich erreicht? Was ist faktisch vorhanden und was ist nicht vorhanden?
Man muss natürlich auch bereit sein, eine Abweichungsanalyse zu machen. Wenn also noch nicht der Teil der Landkarte erschlossen werden konnte, den wir uns vorgestellt haben, muss so vorgegangen werden, dass wir uns fragen, warum konnte das nicht passieren? An welcher Stelle sind wir abgewichen? An welcher Stelle war vielleicht unsere Planung nicht korrekt? Müssen wir die Planung anpassen? Brauchen wir mehr Zeit? Oder brauchen wir an der einen oder anderen Stelle sogar ein kleines bisschen mehr Geld? Oder haben vielleicht die Prozessbeteiligten nicht so performt, wie sie eigentlich sollten?
Genauso wichtig ist, dass der Projektleiter genau weiß, an wen er reporten soll. Denn wenn nicht, wird der Projektleiter anfangen, das zu tun, was er für sinnvoll hält und sich gedanklich immer weiter vom Projektziel entfernen.
So nenne ich das. Der Projektleiter muss eine Bulldogge sein. Er muss den Leuten permanent in die Waden kneifen können. Denn Projekte werden leider nicht in einem Hauruckverfahren umgesetzt, sondern der Weg ist extrem lang ist und meistens besteht er nur aus minimalen Teilerfolgen. Manchmal gibt es auch Rückschläge.
Das ist natürlich extrem frustrierend für den Projektleiter. Deswegen braucht er auch die emotionale Gabe, sich von solchen Sachen nicht frustrieren zu lassen.
Der Projektleiter muss sich überlegen, welche von den geplanten Aufgaben werden den größten Effekt haben? Welche Abhängigkeiten bestehen von der Erfüllung dieser Aufgabe?
Das heißt, wenn ich Task A erfülle und dahinter liegen B C, D, E und F, die nicht erfüllt werden können, bevor A erledigt ist, dann hat diese Aufgabe automatisch eine höhere Priorität, als wenn es eine Aufgabe ist, die keinen Nachfolger hat.
So können Sie im Projektmanagement relativ einfach Prioritäten setzen.
Wir können beim nächsten Projekt nur bessere Ergebnisse erzielen, wenn wir uns fragen, warum es gescheitert ist? An welchen Stellen kam es zu Verzögerungen? Woran lag das? Etc. Erst wenn wir unser Scheitern analysiert haben, können wir es das nächste Mal besser machen.
Herzliche Grüße
Malte Stöckert
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