Cost of Poor Quality: Warum Qualitätsprobleme zu Umsatzverlusten führen

Cost of Poor Quality (COPQ) – also die Kosten, die durch schlechte Qualität entstehen – sind ein oft unterschätzter, aber entscheidender Faktor für den langfristigen Unternehmenserfolg. Insbesondere in der Medizintechnik, wo die Produktqualität unmittelbar mit Patientensicherheit, regulatorischer Konformität und Lieferperformance verknüpft ist, können Qualitätsmängel zu erheblichen wirtschaftlichen Schäden führen.

Doch COPQ ist nicht nur ein operatives Problem – es ist ein strategischer Hebel. Wer es schafft, die Ursachen schlechter Qualität systematisch zu erkennen und zu beheben, verbessert nicht nur die Produktionsprozesse, sondern erhöht auch die Marge, stärkt die Kundenbindung und schafft Freiräume für Innovation.

Was genau zählt zu den Cost of Poor Quality?

Die Cost of Poor Quality umfassen weit mehr als nur Ausschuss oder Nacharbeit. Sie setzen sich aus zahlreichen sichtbaren und versteckten Kostenkomponenten zusammen:

Typische COPQ-Bestandteile:

• Ausschuss und Nacharbeit: Offensichtliche Fehler im Produktionsprozess, die direkt messbar sind.
• Kundenreklamationen und Rückrufe: Hoher Aufwand durch Kommunikation, technische Klärung, ggf. Feldaktionen.
• Verlorene Kunden: Unzufriedenheit führt zu Abwanderung – und damit zu entgangenem Umsatz.
• Verzögerte Produkteinführungen: Durch fehlerhafte Design Control-Prozesse oder nicht erkannte Schwächen in der Entwicklung.
• Produktivitätseinbußen: Qualitätsthemen blockieren Ressourcen, verhindern reibungslose Abläufe.

Ein besonderer Fokus sollte dabei auf versteckte Kosten gelegt werden, wie z. B. dem internen Koordinationsaufwand oder dem Silo-Denken zwischen Abteilungen. Sie sind häufig schwer messbar – wirken sich aber massiv auf Effizienz und Zielerreichung aus.

Cost of Poor Quality messen – von der Bauchgefühl-Schätzung zur belastbaren Entscheidungsgrundlage

Viele Unternehmen wissen, dass sie Qualitätsprobleme haben. Aber nur wenige wissen wirklich, wie teuer diese Probleme sind. Oft beruhen Aussagen zu Kosten schlechter Qualität auf groben Schätzungen oder auf einzelnen Kennzahlen wie der Ausschussquote. Für strategische Entscheidungen reicht das nicht aus. Was fehlt, ist ein belastbares, unternehmensweites COPQ-Modell.

Warum eine strukturierte Erhebung unverzichtbar ist

Ein professionelles Qualitätsmanagement in der Medizintechnik erfordert präzise Zahlen. Nur wenn bekannt ist, welche Qualitätsprobleme wie häufig auftreten und welche direkten oder indirekten Kosten sie verursachen, lassen sich gezielt Maßnahmen priorisieren, Ressourcen einfordern – und Führungskräfte überzeugen.

Ein valides COPQ-Modell hilft dabei:

• Ressourcen realistisch zu planen
• Investitionen in Qualität wirtschaftlich zu begründen
• COPQ als zentralen KPI im Reporting zu etablieren

Bausteine für eine tragfähige COPQ-Erhebung

Um ein fundiertes Bild zu erhalten, empfiehlt sich eine strukturierte Erhebung auf Basis folgender Kategorien:

1. Direkte Fehlerkosten

• Ausschuss
• Nacharbeit
• Retouren und Rückrufe
• Kosten für Ersatzlieferungen

2. Indirekte Prozesskosten

• Koordination von CAPA Management-Prozessen
• Meetings zur Fehlerklärung
• Produktionsstillstände und Wartezeiten
• Zeitverlust durch nicht freigegebene Änderungen

3. Verlorene Chancen

• Kundenabwanderung
• Imageverlust (z. B. durch mangelhafte Audits ISO)
• Verzögerung beim Markteintritt
• Verpasste Umsätze durch Qualitätsprobleme im Feld

Die größte Hürde: Datensilos

Die größte Herausforderung liegt meist nicht in der Berechnung selbst, sondern in der Datenverfügbarkeit. Relevante Informationen liegen häufig verteilt vor – in ERP-Systemen, in Qualitätsdatenbanken, in Excel-Sheets einzelner Abteilungen. Ohne übergreifende Zusammenarbeit und Transparenz bleibt die Analyse lückenhaft.

Deshalb ist ein unternehmensweiter Ansatz entscheidend – auch in der Verantwortung: Cost of Poor Quality ist keine reine QM-Aufgabe. Idealerweise wird ein cross-funktionales Team aus Produktion, Qualität, Finanzen und Programmmanagement benannt, das die Methodik gemeinsam entwickelt und pflegt.

Tipp aus der Praxis

Ein einfacher erster Schritt kann sein, pauschale Werte zu definieren – etwa 5.000 € für eine durchschnittliche Reklamation oder 25.000 € für eine verspätete Produktzulassung. Auch wenn diese Zahlen ungenau sind: Sie schaffen Gesprächsgrundlagen und zeigen, dass es sich lohnt, genauer hinzuschauen.

Cost of Poor Quality strategisch nutzen – vom Reporting zur Entscheidung

Sobald belastbare Zahlen zur Cost of Poor Quality (COPQ) vorliegen, beginnt die eigentliche Arbeit: Der Übergang von der Datenerhebung zur strategischen Nutzung. Denn COPQ ist kein Reporting-Tool für das Qualitätsmanagement allein – es ist ein zentrales Steuerungsinstrument für die Unternehmensführung.

Die drei zentralen Perspektiven

Ein intelligenter Umgang mit COPQ-Daten beginnt mit einer Betrachtung aus drei strategischen Blickwinkeln:

1. Kundenzufriedenheit steigern

COPQ zeigt deutlich, wo Prozesse Kunden enttäuschen – etwa durch verspätete Lieferungen, fehlerhafte Produkte oder unzureichende Serviceantworten. Wer diese Kostentreiber identifiziert und nachhaltig reduziert, erhöht direkt die Kundenbindung und Wettbewerbsfähigkeit.

2. Ressourcen zielgerichtet einsetzen

Statt überall ein bisschen zu verbessern, ermöglichen die COPQ-Daten eine präzise Priorisierung. Projekte mit hohem Einsparpotenzial werden schneller bewilligt. Das entlastet sowohl das Projektbudget als auch die Prozesslandschaft im Unternehmen.

3. Organisationen befähigen

COPQ-Daten fördern Transparenz. Wer seine Zahlen kennt, versteht auch besser, wo strukturelle Schwächen liegen – zum Beispiel in fehlender Root Cause Analysis, unzureichender Fehlerkultur oder mangelnder Eskalationsfähigkeit. Daraus lassen sich gezielt Maßnahmen zur Weiterentwicklung ableiten.

COPQ als zentraler KPI im Management-Review

Viele Unternehmen beschränken sich im Management-Review auf Kennzahlen wie Reklamationsraten oder Audit-Abweichungen. Ergänzt man diese um eine aussagekräftige COPQ-Kennzahl – etwa in Relation zum Umsatz oder zu den Investitionen–, lässt sich der wirtschaftliche Wert guter Qualität konkret belegen.

Beispielhafte Kennzahlen:

• COPQ in € pro Jahr
• COPQ in % des Umsatzes
• COPQ im Verhältnis zu Investitionen in präventive Qualitätssicherung

Diese Daten liefern eine valide Argumentationsgrundlage – intern wie extern, etwa gegenüber Investoren oder Aufsichtsorganen.

Von der Zahl zur Aktion: Entscheidungen ermöglichen

Die große Stärke von COPQ als Steuerungsgröße liegt darin, Diskussionen zu versachlichen. Statt über Prioritäten zu streiten, kann man sie anhand klarer Zahlen treffen. Ob es um die Freigabe eines Programmmanagement-Budgets, die Neuausrichtung der Lieferantenstrategie oder den Aufbau eines digitalen Frühwarnsystems geht – COPQ liefert die ökonomische Begründung.

Cost of Poor Quality nachhaltig senken – mit klarer Strategie und Teamarbeit

Die beste Analyse nützt wenig, wenn daraus keine Veränderung entsteht. Deshalb steht am Ende jedes erfolgreichen COPQ-Prozesses die gezielte Umsetzung – mit einem klaren Fokus auf Wirkung, Effizienz und kulturellen Wandel.

Schritt 1: Die größten Hebel identifizieren

Nicht jede Maßnahme ist gleich effektiv. Unternehmen, die ihre Cost of Poor Quality nachhaltig senken wollen, sollten mit einer einfachen Frage starten:

Wo verlieren wir am meisten Geld – und warum?

Mögliche Hotspots:

• Designfehler, die sich durch mangelnde Design Control zu spät zeigen
• Lieferantenmängel, die durch schwaches Lieferantenmanagement nicht frühzeitig erkannt werden
• Wiederholte Produktionsprobleme durch nicht validierte Prozesse oder fehlende Prozessanalyse
• Eskalationen, die durch Silo-Denken nicht unternehmensweit adressiert werden

Ein systematischer Blick auf die Daten – kombiniert mit LEAN Management Methoden – hilft, Muster zu erkennen und Prioritäten zu setzen.

Schritt 2: Verbesserungen intelligent umsetzen

Veränderung beginnt bei der Struktur. Unternehmen sollten ihre Prozesse optimieren, aber dabei nicht nur Abläufe überarbeiten – sondern auch Rollen und Verantwortlichkeiten neu denken.

Zentrale Erfolgsfaktoren:

• Interdisziplinäre Teams: Qualitätsmanagement, Produktion, Entwicklung und Einkauf müssen an einem Tisch sitzen – mit klarer Projektverantwortung.
• Transparente Kommunikation: Statusberichte, visuelle Dashboards und kurze Eskalationswege erhöhen die Geschwindigkeit.
• Schnelle Pilotierungen: Kleine Umsetzungen mit klarer Erfolgsmessung bringen schnelle Lerneffekte – statt monatelanger Konzepte.

Oft hilft es, ein bereichsübergreifendes Team temporär in den Verbesserungsprozess einzubinden – etwa über ein dediziertes Projekt oder im Rahmen eines strukturierten Programmmanagements.

Schritt 3: Erfolge sichern – und sichtbar machen

Nichts motiviert mehr als sichtbare Erfolge. Wer seine COPQ-Maßnahmen konsequent misst und deren Wirkung dokumentiert, erhöht die Veränderungsbereitschaft.

Beispiele:

• Reduktion der Nacharbeiten um 20 %
• 50 % weniger verspätete Auslieferungen durch verbessertes Risikomanagement für Medizintechnik
• Einsparungen im sechsstelligen Bereich durch überarbeitete Freigabeprozesse

Diese Ergebnisse gehören auf die Agenda – ins Management Review, in die Teammeetings und in die Unternehmenskommunikation.

Fazit: Qualität messbar machen – und wirtschaftlich nutzen

Cost of Poor Quality (COPQ) ist kein technisches Randthema – sondern ein klarer Indikator für wirtschaftliche Schwächen im Unternehmen. Versteckte Fehlerkosten blockieren Innovationskraft, binden Ressourcen und gefährden die Wettbewerbsfähigkeit. Umso wichtiger ist es, diese Kosten sichtbar zu machen, gezielt zu analysieren – und in Verbesserungsprojekte zu überführen.

Ob Produktionsprozesse optimieren, CAPA Management verbessern oder klare Prozesse etablieren: Wer die COPQ kennt, kann Prioritäten setzen – und damit die Qualität und auch die Profitabilität gezielt steigern.

Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten und erfahren wollen, wie Sie COPQ als zentralen Steuerungsfaktor in Ihrem Unternehmen etablieren, dann merken Sie sich den 10. Oktober 2025 vor:
» Webinar – How to turn Cost of Poor Quality into a profit lever

In dieser einstündigen Online-Session zeigt Malte Stöckert praxisnah:

• wie Sie COPQ in Ihrer Organisation messbar machen,
• wie Sie daraus eine zentrale KPI entwickeln,
• und wie sich mit dieser Kennzahl echte Verbesserungen anstoßen lassen.

Jetzt anmelden, dranbleiben – und die Cost of Poor Quality künftig in den Griff bekommen, bevor sie Sie teuer zu stehen kommt.